Procesní řízení, procesní mapování - hlavní princip řízení kvality

Procesní řízení ve vztahu k normám ISO 9000

Procesní přístup je jedním ze stěžejních principů Systémů řízení kvality, vybudovaných na základě norem řady ISO 9000. Totiž jedině procesní přístup s definovanými rozhraními mezi jednotlivými procesy umožňuje definovat kontrolní body na rozhraní jednotlivých procesů a kontrolovat kvalitativní parametry v celém průběhu realizace produktu. Výhodou je možnost nepřetržitého řízení vazeb mezi jednotlivými procesy v systému procesů, jakož možnost jejich kombinování a přizpůsobování.

Současně pouze procesní model umožňuje odhalovat rezervy v nastavení parametrů jednotlivých procesů a zvyšovat jejich efektivitu v rámci celého systému.

Procesní řízení vnitřní organizace firmy

Obecný princip řízení, implementovaný v konkrétní firmě vždy těsně souvisí s vnitřní organizační strukturou daného objektu. V mnohých firmách bývají organizační struktury definovány na hierarchickém principu nadřízenosti a podřízenosti. Tento princip je však málo flexibilní jak z hlediska vnitřní komunikace a neposkytuje dostatečný základ pro neustálé zlepšování jakosti a efektivity. Moderní firmy budují své organizační struktury především na základě procesního (nebo projektového) modelu, hierarchický systém je opouštěn.

Procesní model totiž umožňuje delegovat příslušné odpovědnosti a rozhodovací pravomoci právě tam, kde se postupně rozhoduje o celkové kvalitě konečného produktu - totiž do úrovně realizačních procesů. Tento princip umožňuje při vhodné implementaci v konečném důsledku výrazně zeštíhlet a redukovat řídící strukturu organizace.

Procesní řízení a zákazník

Klíčem k úspěšnému zavedení procesního modelu řízení je procesní mapování. Zde se management firmy a často i konzultační firmy dopouštějí nejzávažnějších nedostatků tehdy, když vycházejí z interního pohledu a preferují vnitrofiremní kriteria. Smyslem jakékoliv řídící práce je ale vždy tržní úspěch, založený na spokojenosti každého jednotlivého zákazníka. Základním principem procesního mapování na úrovni realizačních procesů tedy musí být tvorba přidané hodnoty pro zákazníka. Ta je i základním východiskem pro měření efektivity procesů.

Toto však neznamená, že by vnitrofiremní kriteria (například nákladovost) měla být opomíjena - naopak - vždy ale musí být důsledně hledána rovnováha všech klíčových atributů…

Procesní model, procesní mapa

Žádná systémová opatření, pokud nebudou důsledně projednána a pochopena v týmu všech pracovníků organizace, nebudou nikdy důsledně dodržována a nepřinesou požadovaný efekt. Procesní mapa, tak jak ji vytváří společnost SyNext, je grafickým interaktivním nástrojem pro pochopení a prosazování veškerých vazeb a souvislostí.

Procesní úrovně

Celková efektivita podnikatelské činnosti není dána pouze efektivitou realizačních procesů. O celkové efektivitě rozhoduje systémová provázanost:

• řídících procesů
• realizačních procesů
• podpůrných procesů

Princip interních dodavatelů a odběratelů, vlastníci procesů

U každého procesu je stanovován tzv. vlastník procesu, odpovědný za plnění veškerých parametrů procesu především na jeho výstupu. V souvislé posloupnosti (především realizačních) procesů se pak vlastníci procesů stávají v podstatě vzájemnými (interními) dodavateli a odběrateli. Každý vlastník přijme do svého procesu pouze kvalitní a včas dodané vstupy z předešlého procesu. Díky tomuto principu je přímo do realizační linie vklouben princip základní kontroly a vzájemné odpovědnosti procesních skupin. To v konečném důsledku umožňuje zrychlit a zefektivnit rozhodování a dosáhnout úspory v oblasti středního managementu firmy.

Metriky procesů

Úkolem procesního modelu není pouze definice a vizualizace procesních vazeb mezi jednotlivými procesy. Souhrnným hlavním procesního řízení musí být vytvoření platformy pro neustálé zlepšování efektivity realizace produktu v klíčových parametrech. Tyto klíčové parametry jsou definovány pomocí tzv. metrik procesů, jejichž plnění je průběžně monitorováno a vyhodnocováno. Údaje z tohoto monitoringu jsou analyzovány a stávají se zdrojem pro syntézu opatření k neustálému zlepšování…

Takto se procesní řízení a monitoring výkonnosti procesů stává základním nástrojem pro naplnění hlavního principu všech řídících systémů - rozvoj firmy (společnosti) po růstové spirále (viz. princip PDCA normy ISO 9001).

SyNext a procesní řízení

Především u výrobních organizací, které navíc využívají pro rozvoj kvality systémy ISO 9000, chápeme procesní princip řízení jako klíčový prvek. Do nabídky našich služeb v této oblasti patří zejména:

• mapování procesů na bázi tvorby hodnoty
• tvorba interaktivní procesní mapy (procesního modelu)
• určení vlastníků procesů ve vazbě na procesně orientovanou organizační strukturu
• definice vstupů a výstupů procesů (definice rozhraní)
• stanovení metrik procesů a nástrojů pro jejich monitoring
• tvorba analytické nadstavby a
• systémové nástroje na prosazení průběžného zlepšování

SyNext a procesní přístup

V praxi jsme se mnohokrát přesvědčili o přínosnosti procesního přístupu. Těžiště Systému kvality nespatřujeme v textovém obsahu Příručky jakosti ale naopak v názorné, kvalitně zpracované procesní mapě, která je důsledně vysvětlena celému realizačnímu týmu. Takto je procesní mapa účinným nástrojem pro minimalizaci textové části systému a přispívá tak ke zjednodušení a snížení administrativní náročnosti Systému.

Pokud pociťujete potřebu posílit či aktualizovat nástroje procesního přístupu ve Vaší organizaci, jsme Vám k dispozici. Stačí nás jen nezávazně kontaktovat.